آموزش مفاهیم منابع انسانی و یارکشی استارتاپی؛ قسمت اول

مدیریت منابع, انسانی, احتمالا یکی از جوانب پیچیده ی اداره ی کسب وکارهای کوچک است. ظرافت ها و نکته های دقیق این بخش را نمی توان به راحتی اجرا کرد. بااین حال، مدیریت نیروی انسانی, اهمیت بسیار زیادی دارد؛ چراکه حقوق و دستمزد نیروی کار بخش مهمی از هزینه های شما را تشکیل می دهد. به بیان دیگر، کارمندان یکی از دارایی های بزرگ شما هستند و باید به خوبی از این دارایی ها محافظت کنید.

مدیریت منابع, انسانی, چیست؟

مدیریت منابع, انسانی, (HRM) عمدتا فرایندهای استخدام، مدیریت، هدایت و مشاوره ی کارمندان را شامل می شود. البته زمانی که از استارتاپ ها یا کسب وکارهای کوچک صحبت می کنیم، در آغاز کار به تعداد محدودی کارمند نیاز داریم. همین موضوع باعث می شود به دنبال افراد مطمئن تری بگردیم که نه تنها از مهارت های مرتبط برخوردار باشند؛ بلکه صمیمانه و پرانرژی بیشترین توانشان را برای انجام کار بگذارند و به تیم متعهد باقی بمانند. کارمندانی که در مراحل اولیه ی راه اندازی استارتاپ با ما همراه می شوند، در دوران رشد کسب وکار به رهبران و مشاوران دپارتمان های مختلف تبدیل می شوند.

با این مقدمه، عناوین فرایندهای << یارکشی, استارتاپی>> را ذکر می کنیم:

• استخدام
• مدیریت و ارزیابی عملکرد
• توسعه وانگیزهبخشی و آموزش,کارکنان
• ایمنی و سلامتی
• مزایا
• ارتباط بین اعضای تیم و مدیریت

تأکید می کنیم هرگز مدیریت منابع, انسانی, را دست کم نگیرید. حتی اگر در ابتدای راه اندازی استارتاپ بسیاری از وظایف را برون سپاری می کنید، بازهم پایه های تیم اصلی خود را قوی و هوشمندانه بنا بگذارید.

جذب نیروی انسانی,: مصاحبه، انتخاب، استخدام و تعیین نقش

چگونه می توانیم کارمندان جدیدی بیابیم؟

شاید بارها در ذهنتان تصور کرده باشید تیم فوق العاده ای با اعضای شایسته و مطمئن تشکیل داده اید که هریک از آن ها در نقش خود باانگیزه و متعهد عمل می کنند و می توانید روی آن ها حساب کنید. بااین حال در دنیای واقعی، پیداکردن افراد مناسب کار ساده ای نیست. در بازار کار امروزی که کارمندان جوان رؤیاهای بلندپروازانه ای در سر می پرورانند و به راحتی شغلشان را درمقابل پیشنهاد بهتر رقبا رها می کنند، به منظور جذب حفظ بهترین نیروهاباید تلاش کنید.

اهمیتِ پیداکردن کارمندان مناسب

صرف نظر از بزرگی یا کوچکی کسب وکارتان، هر کارمند شایسته ای که متناسب با نقشش انتخاب شده و از هرلحاظ مطمئن است، به افزایش امنیت استارتاپ یا شرکتتان کمک می کند. بسیاری از استارتاپ ها اهداف بزرگ تری دنبال می کنند و چشم اندازشان را روی رشد و نوآوری متمرکز می کنند. باوجوداین، بدون کارمندان برخوردار از مجموعه ای از مهارت های ارزشمند و مرتبط در راه رسیدن به اهداف آینده تان با مشکلات جدی رو به رو خواهید بود.

تنظیم آگهی استخدام: شرح ویژگی های ضروری

فرایند استخدام از انتشار آگهی <<دعوت به همکاری>> شروع می شود. وقتی می خواهید این متن را تنظیم کنید، نباید ویژگی یا نکته ای را کم اهمیت بدانید. باید هر آنچه از کارمندان بالقوه انتظار دارید، صادقانه و کامل فهرست کنید. سپس، فهرستتان را مختصر و دقیق بازنویسی کنید. در این مرحله، نکته ی بسیار مهمی را به یاد داشته باشید: کارمندان جوان و مستعد به خوبی می دانند چه مهارت ها و قابلیت های دارند و از عهده ی چه کارهایی برمی آیند. آن ها کاملا درک می کنند چه انتظاراتی غیرواقعی و افراطی است. پس، فهرست خود را باردیگر مرور کنید. برای کارمندان بالقوه اصلا سخت نیست به فرصت های شغلی دیگری فکر کنند.

پروفایلی که برای کارمندان مطلوب تشکیل داده اید، از ویژگی های افراطی تشکیل نشده است؟ همه ی ما تابه حال برخی درخواست های دعوت به همکاری را دیده ایم که از کارجویان انتظارات عجیب و افراط گرایانه ای داشته اند. پروفایل کارمندان مطلوب بالقوه در دو صورت به اعتبار شرکت شما لطمه می زند: اگر ویژگی های و مهارت های درخواستی واضح نباشند و اگر حجم مهارت های درخواستی به حدی زیاد باشد که ناممکن به نظر برسد.

وقتی می خواهید آگهی دعوت به همکاری را تکمیل کنید، نه تنها مهارت ها و ارزش ها، بلکه خصوصیات شخصیتی مدنظر شرکت را درباره ی هر نقش نیز بنویسید. همچنین، به مزایایی اشاره کنید که برای کارمندان استخدامی درنظر گرفته اید. به عنوان مثال، نقش بازاریاب دیجیتال به شخصیتی پرانرژی و خود انگیزشی نیاز دارد؛ اما نقش های اداری بیشتر وظیفه محور هستند.

زمانی که آگهی شغلی قانع کننده و انگیزه بخش و کاملی تنظیم کردید، باید آن را منتشر کنید. به منظور پیداکردن بهترین رسانه برای انتشار آگهی این نکات را درنظر بگیرید:

• معمولا رقبایتان به چه رسانه هایی آگهی خود را ارسال می کنند؟
• رسانه ای که انتخاب کرده اید، مخاطبان مناسبی را هدف قرار می دهد؟

برخی از رسانه ها و نشریه ها برایتبلیغاتاستارتاپ ها هزینه ای دریافت نمی کنند و این فرصت خوبی برای شما است. به علاوه، حتما آگهی خود را درلینکدیننیز پست کنید.

پیش از مصاحبه

در این مرحله، رزومه ی کارجویان را دریافت و مطالعه کرده اید. پیش از شروع مصاحبه با کارمندان بالقوه، حتما از فرد متخصص دیگری بخواهید که در این فرایند به شما کمک کند. چرا؟ وقتی به نامزدان بالقوه نگاه می کنیم، متمایلیم فردی را استخدام کنیم که به خود ما شباهت دارد. این امر، سوگیری محسوب نمی شود؛ بلکه صرفا با این افراد احساس راحتی بیشتری می کنیم. در این وضعیت، همراهی فرد متخصص کمک می کند الزامات تنوع و شایستگی را بهتر برآورده کنیم.

وقتی برای مصاحبه ی شخصی آمادگی پیدا کردید، باید مقیاس درجه بندی هدفمندی را برای ارزیابی نامزدها ایجاد کنید. به عنوان مثال، جدولی تشکیل دهید و شاخص های زیر را در آن درج و هر گزینه را امتیازدهی کنید (بسیار عالی: ۹۰ تا ۱۰۰ امتیاز، عالی: ۸۰ تا ۸۹ امتیاز، خوب: ۷۰ تا ۷۹ امتیاز، متوسط: ۶۰ تا ۶۹ امتیاز و پایین تر از حد انتظار: کمتر از ۶۰ امتیاز):

• تجربه: میزان هماهنگی و همسویی تجارب و سوابق داوطلب شغلی با توابع و عملکردهای اصلی نقش مدنظر (دانش شغلی و کاربردهای عملی)؛
• تحصیلات: همسویی و تناسب تحصیلات داوطلب با توابع و عملکردهای نقش مدنظر (مدرک دانشگاهی، گواهینامه ها و مدارک آموزش,گاهی و دوره های آنلاین)؛
• دانش شغلی: شخص داوطلب تا چه حد از دانش عملی فنی لازم برای انجام کارهای اساسی این شغل برخوردار است.

ستون آخر جدول را به توضیحات یا جزئیات تکمیلی اختصاص دهید.

این روند کمک می کند داوطلبان را منصفانه و بی طرف ارزیابی کنید؛ چراکه هر ویژگی مثبت یا منفی باید با شواهد عینی همراه باشد. نمی توانیم تعصب و سوگیری را کامل از قضاوت های خود حذف کنیم؛ اما باید تمام اقدامات لازم را انجام دهیم تا این انحرافات را در فرایند استخدامی به حداقل برسانیم. به همین دلیل، تأکید می کنیم همیشه مصاحبه های شخصی را با حضور فرد کارشناس دیگری برگزار کنید.

مصاحبه

داوطلبانی که می خواهند در استارتاپ ها مشغول به کار شوند، باید مجموعه ی متنوعی از مهارت ها را داشته باشند. حتما تاکنون مطالب زیادی درباره ی مصاحبه های استخدامی خوانده اید؛ اما درباره ی استارتاپ وضعیت کمی متفاوت است. در استارتاپ به مصاحبه های <<کیفی>> نیاز داریم. پیش از هر چیز، سؤالات مصاحبه را به دو گروه تقسیم می کنیم: سؤالات رفتاری و سؤالات علمی فنی.

مصاحبه ی رفتاری

برخلاف تکنیک های مصاحبه های استاندارد که براساس سؤالات گسترده تنظیم می شوند، مصاحبه های رفتاری بر رفتار داوطلب (شخصیت و نگرش) و عملکرد گذشته ی او (قوت ها و ضعف ها) تأکید دارند.

اگر از رویکردهای سنّتی استفاده کنید، داوطلبان به راحتی می توانند دقیقا همان پاسخی را به شما بدهند که دوست دارید بشنوید. باوجوداین در مصاحبه ی رفتاری، مکالمات طبق سناریوهای پیش بینی پذیر پیش نمی روند. داوطلب باید کارها یا پروژه هایی که تکمیل کرده و چگونگی انجام آن ها را شرح دهد. طی این گفت وگو، بینش بهتری درباره ی اخلاق مخاطب و مهارت ها و شخصیت کاری و حرفه ای او به دست می آورید. در طول مصاحبه، روی کارهایی متمرکز شوید که داوطلبان در آینده می توانند انجام دهند، نه صرفا کارهایی که در رزومه ی خود نوشته اند.

آزمون های مبتنی بر مهارت

آزمون های مبتنی بر مهارت یا همان سؤالات پیش از استخدام نیز ابزاری عالی برای غربال کردن داوطلبان شغلی هستند. در این آزمون ها، از داوطلبان خواسته می شود مجموعه ای از وظایف یا سناریوها را تکمیل کنند. بدین ترتیب، فرصت پیدا می کنید نگاهی اجمالی به توانایی های شناختی، مهارت های کاری، توانایی های فیزیکی و حرکتی و شخصیت آن ها داشته باشید. در پایان آزمون، داوطلبان باید خروجی های خاصی را به شما تحویل دهند. وقتی عملکرد آن ها را تجزیه وتحلیل کنید، می توانید کیفیت کار آن ها را در دنیای واقعی بهتر درک کنید.

البته، آزمون های مبتنی بر مهارت در مرحله ی نهایی فرایند مصاحبه انجام می شوند. بنابراین، می توانید داوطلبان پیشرو و سریع و کارآمد را شناسایی کنید.

نبایدهای مصاحبه ی استخدامی

در طول جلسه ی مصاحبه، باید از طرح برخی سؤالات اجتناب کنید. برای مثال:

• سؤالاتی که پاسخ آن ها در رزومه ی متقاضیان آمده است؛ مانند <<آخرین شغل شما چه بود؟>>. طرح این نوع سؤالات اتلاف وقت است و نشان می دهد شما تکالیف ساده ی خود را انجام نداده اید.
• سؤالاتی که اطلاعات مفیدی طلب نمی کنند؛ مانند <<رنگ دلخواه شما چه رنگی است؟>>. اگر سؤالی تأثیر خاصی بر بخت انتخاب شدن داوطلب ندارد، از طرح آن اجتناب کنید.
• سؤالات بله یا خیر؛ مانند <<آیا شما هم تیمی خوبی هستید؟>>. این سؤالات به گفت وگوهای تعاملی منجر نمی شوند.

فرایند انتخاب

وقتی با تعداد کافی و مناسبی از داوطلبان مصاحبه کردید، باید امتیازات آن ها را محاسبه کنید. در این زمان، بازهم باید اهداف و نیازهای استارتاپ را مدنظر داشته باشید.

استخدام

پس ازاینکه داوطلبان مناسب را یافتید، می توانید یک قدم به جلو بردارید و برای مطمئن شدن از انتخابتان به او شغل و حقوق آزمایشی را پیشنهاد دهید. مزیت دوره ی آزمایشی این است که اگر کارمندان در موقعیت شغلی پیشنهادی کارایی نداشتند، ضرر کمتری متحمل می شوید.

به یاد داشته باشید کارمند شایسته و مستعد دارایی باارزشی است. کارمندان مستعد به توانمندسازی و تقویت سایر اعضای تیم کمک می کنند و فضای اعتماد و اطمینان را درمحیط کارترویج می دهند.

در زمان استخدام، این ملزومات را فراموش نکنید:

• توافقنامه ها و قرارداد کاری ازجمله توافقاتی که درباره ی رقابت نکردن و مالکیت معنوی و افشانکردن اطلاعات بین شما حاصل شده است؛
• گواهی نداشتن سوءپیشینه ی قضایی یا هر حکمی که به موجب آن کارمند بالقوه نباید در شرکت استخدام شود؛
• داده های شخصی کارمند برای اهداف ضروری مدیر و همچنین پرداخت حقوق و دستمزد (محرمانه).

معارفه و آشناسازی کارمندان جدید

درباره ی مراسم معارفه و تعلیم و آموزش, کارمندان جدید برنامه ریزی کرده اید؟ استخدام کارمندان جدید، نوعی سرمایه گذاری است. فرایند جذب نیرو علاوه بر مصاحبه و استخدام، آموزش, و معارفه را نیز شامل می شود. باید تلاش کنید در طول ماه اول، رابطه ی خوبی بین آن ها و سایر عوامل شرکت برقرار کنید؛ مخصوصا که ممکن است این کارمندان چهره های جدیدی برای برند شما به شمار روند و هیچ کس را در این محیط کار نشناسند. اگر این شکاف را به سرعت پر نکنید، کارمندان احساس ایزوله و منزوی بودن می کنند. ممکن است این امر به استعفای سریع آن ها و ترک شرکت منتهی شود.

صرف نظر از اینکه دوران آموزش, نیروی کار جدید شش ماه طول بکشد یا یک سال یا بیشتر، هر کمکی که به کارمندان جدید می کنید، درنهایت به شرکت خودتان بازمی گردد. حداقل باید پنج برنامه ی آشناسازی را در فرایند به کارگماردن نیروهای جدید لحاظ کنید:

۱.برنامه ها و وظیفه های شغلی و انتظارها: استخدام ضعیف به معنی اتلاف منابع, تولیدی است و از دستیابی به اهداف نهای مانع می شود. بااین حال، می توانید احتمال این اتفاق را با آموزش, ها و آن بوردینگ (Onboarding) مدبرانه کاهش دهید. مطمئن شوید درنهایت اگر کارمندان شرکت یا استارتاپ را ترک کنند، به ضرر خود کار کرده اند نه شما؛

۲. اجتماعی کردن (Socialization): تمام سطوح عوامل کسب وکار را از بالاترین مقام، یعنی بنیان گذار تا کارمندان هم پایه، به کارمندان تازه استخدام شده معرفی کنید. شاید برخی از کارمندان، افرادی اجتماعی و اهل معاشرت باشند و به این مراسم نیازی نداشته باشند. باوجوداین، مطمئن باشید اکثر آن ها هیچ ایده ای ندارند که چگونه باید سریع و مؤثر با دیگران ارتباط برقرار کنند؛

۳. محیط کار: اغلبِ فرایندهای کاری مفصل تر از این هستند که صرفا یک نفر انجام دهند. همکاری اثری شبکه ای ایجاد می کند که مشارکت سازمانی را به شدت ارتقا می دهد. رهبران استارتاپ با ترویج همکاری میان اعضای تیم، عملکرد سازمانی را بهبود می دهند؛

۴. فناوری و دسترسی ها: اپلیکیشن های اجتماعی و فناوری های مشارکتی زندگی و کار ما را برای همیشه تغییر داده اند. در محیط کار نیز این برنامه ها می توانند روابط کارمندان را بهبود و بهره وری را افزایش دهند. ضروری است روش استفاده از فناوری های استارتاپ را برای کارمندان توضیح دهید و همچنین، محدوده ی دسترسی های آنان را مشخص کنید؛

۵. آموزش و توسعه: باید برای کارمندان توضیح دهید چه نقشی به عهده دارند و از این نقش چه انتظاراتی می رود. سپس درصورت نیاز، دوره های آموزشی مرتبط را برای آن ها تدارک ببینید.

طراحی و توسعه ی سازمانی

در استارتاپ شما، چه نقشیگزارشخود را به چه مقامی باید ارائه کند؟ ساختار گروه ها و زیرگروه ها چگونه شکل می گیرد؟ به جای اینکه ساختار نیروی کار را تنظیم کنید، به اصول اولیه برگردید:

• چرا ساختار نیروی کار به این شیوه تنظیم شده است؟
• این ساختار اولویت های اصلی شرکت را به طور مؤثر و کارا برآورده می کند؟
• این ساختار چشم انداز شرکت را در مواجهه با هر فاجعه ای محافظت می کند؟

با تجزیه وتحلیل این سؤالات می توانید با حفظ زمان و منابع, موجود، حوزه های طراحی و اجرا را انتخاب کنید. نیازی نیست بنیاد سازمانی جامعی راه اندازی کنید؛ اما طراحی ساختار کمک می کند تصمیمات مهمی مانند استخدام و برون سپاری وظایف را بهتر و مطمئن تر اتخاذ کنید. حتی بدون دپارتمان HR هم باید ساختار و دستورالعمل درست را دراختیار داشته باشیم. حتی با کمترین نرخ رشد کسب وکار، باید درک مقبولی از نوع نیروی کار استارتاپ یا شرکت خود داشته باشیم.

ساخت و توسعه ی فرهنگ سازمانی

صرف نظر از بزرگی یا کوچکی استارتاپ، فرهنگ سازمانی باید آرمان ها و ارزش ها و نگرش های کسب وکارتان را به تصویر بکشد. بنابراین در اولین مرحله، باید انتخاب کنید چه فرهنگی را برای مجموعه ای تلاش های خود ترجیح می دهید. به عنوان مثال، می خواهید فرهنگ <<سخت کوشی درمقابل پاداش های متوسط>> را توسعه دهید یا می خواهید با سرویس پشتیبانی فوق العاده ای شناخته شوید که هدفش جذب بیشترین تعداد کاربران است؟ ضروری است آرمان ها و نگرش های کسب وکار خود را بشناسید و مطمئن شوید فرهنگ سازگاری را انتخاب کرده اید؛ چراکه فرهنگ بد و بی تناسب شما را به هیچ مقصدی نمی رساند.

به خاطر داشته باشید فرهنگ سازمانی می تواندموفقیتیا سقوط کسب وکار را رقم بزند. هرچه به کارمندان جدید احترام بیشتری بگذارید و با آن ها تعامل بیشتری داشته باشید، محیط کار شاداب تری خواهید داشت. بدون شک این اعتبار در دوران رشد و مقیاس پذیری کسب وکار کمک زیادی می کند. پس، متوجه باشید این فرهنگ سازمانی، استارتاپ شما را به چه سمتی هدایت می کند.

اگر همه ی اعضای هیئت مدیره هدف یکسانی دنبال کنند و راه یکسانی برای رسیدن به این هدف بپذیرند، همه ی کارکنان انگیزه و انرژی بیشتری به دست می آورند تا در این مسیر به سازمانشان کمک کنند. هماهنگی اهداف و فرایندها، هم برای کارمندان استارتاپ و هم برای سرمایه گذاران و مشتریان عامل انگیزه بخش قدرتمندی خواهد بود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی فرهنگ سازمانی، توصیه می کنیم اینمطلبزومیت را مطالعه کنید.

کارمندان شما با سرعت مناسبی رشد و توسعه می یابند؟

زمانی که برای اولین بار کارمندانی استخدام می کنید، احتمالا روی تنوع نیروی کار و مهارت های سطح بالا یا کارایی وسلامتنیروی کار متمرکز نمی شوید. ولی این موضوعات، مهم ترین عوامل استراتژی منابع انسانی محسوب می شوند.

درست است استارتاپ ها از آغاز مکانی برای یادگیری به شمار نمی رفتند؛ ولی در چند سال اخیر، اغلب آن ها رویکردهای پیشرفته ای برای توسعه ی مهارت ها و دانش فنی و رشد و پیشرفت کارکنانشان برنامه ریزی کرده اند.

کارمندان باید بتوانند در شغلشان کارایی داشته باشند. بدین منظور، هر نوع تعلیمات و آموزش لازم را باید دراختیارشان قرار دهید. فرایند یادگیری کارکنان، جریانی دائمی است. لزومی ندارد امکانات آموزشی عجیب و گران قیمت باشد؛ اما بهبود قابلیت ها و دانش کارمندان برای ارتقا و به روزرسانی مهارت هاشن ضروری است. اگر برنامه ی نظام مند و مؤثری برای آموزش کارمندان درنظر نگیرید، احتمال ازدست دادن کارمندان مستعدی را افزایش می دهید که می خواهند در کارشان پیشرفت کنند.

آموزش یارکشی, استارتاپی را با تأکید بر گسترش فرهنگ یادگیری و اجرای دوره های آموزشی برای کارمندان به پایان می بریم. در قسمت, آینده از تیم سازی، مدیریت عملکرد، روش های افزایش رضایت شغلی، برنامه های شناخت کارمندان، لزوم پرورش رهبران آینده و سایر وظایف و موضوعاتی صحبت می کنیم که در بخش منابع انسانی اهمیت دارند.