لزوم و مراحل آموزش کارمندان جدید

اگر کسب وکار کوچکی را اداره می کنید، حتماً زحمات راه اندازی آن را پشت سر گذاشته اید. شاید هم کار سخت شما نتیجه بخش بوده است و حالا به فکراستخدامچند کارمند 1 باشید.

فرض می کنیم شما افراد مورد نظرتان را یافته اید؛ اما می دانید که باید آن ها را1بدهید. آموزش 1 جدید، مرحله ی مهمی است که نادیده گرفتن یا دست کم گرفتن آن، به معنی دردسرهای بعدی، نظیر نارضایتی کارمندان، سوختن سرمایه و پروسه های استخدام مجدد است. مخصوصاً برای کسب وکارهای کوچک، مسئله ی کارمندانی که با ناخشنودی کارشان را رها می کنند، معضل بزرگی است؛ چراکه این شرکت ها با محدودیت منابع بیشتری روبرو هستند. طبق تحقیقات، مهم ترین مزایای آموزش کارمندان عبارت اند از:

• ارتقاء روحیه ی اعضای تیم: آموزش به کارمندان کمک می کند احساس امنیت شغلی بیشتری داشته باشند. هرچه کارمندان رضایت خاطر بیشتری از شغلشان داشته باشند، روحیه ی بهتری پیدا می کنند و احتمالموفقیتشرکت افزایش می یابد.
• نظارت کمتر: یک کارمند آموزش دیده، به خوبی با وظایفش آشنا است و به نظارت کمتری نیاز دارد. درنتیجه زمان و انرژی شرکت صرف امور مهم تری خواهد شد.
• کاهش خطا: اگر کارکنان برای انجام یک کار خاص از دانش و مهارت لازم برخوردار باشند، پروسه های شرکت با صحت و دقت بیشتری پیش می رود و اشتباهاتی که طبیعتاً هزینه آورند، کمتر رخ می دهد.
• شانس ارتقاء شغلی:کارکنان در طول دوره ی آموزشی، از مهارت و بهره وری بیشتری منتفع می شوند و همین امر آن ها را به یک دارایی ارزشمند برای شرکت تبدیل می کند. پس از مدتی، آن ها شایستگی ارتقاء شغلی را نیز به دست می آورند.
• افزایش بهره وری:کارمندان آموزش دیده، وظایفشان را با کارایی بیشتری تکمیل می کنند و کار باکیفیت تری تحویل می دهند. درنتیجه در طول زمان، در پول و منابع شرکت صرفه جویی می شود.

با توجه به ضرورت و اهمیت تعلیم کارمندان جدید، چهار مرحله ی اصلی آموزش را در ادامه ی مطلب برای شما شرح می دهیم:

1 یک برنامه ی آشنایی با محیط کار

کارمندان جدیدتان را با بخش های مختلف شرکت آشنا کنید؛ به طوری که شاهد طرح بندی، جریان پروسه ها و همچنین وظایف مختلف باشند. خیلی دوستانه آن ها را با سایر اعضای تیم آشنا کنید.

جلساتی را برنامه ریزی کنید که در آن ها تک تک کارمندان جدید با اعضای مهم و کلیدی تیم ملاقات کنند. اگر شرکتتان خیلی کوچک است، همه ی اعضای تیم را دورهم جمع کنید و با پرسنل جدید جلسه ای نیم ساعته داشته باشید. به این ترتیب روابط ضروری درون تیم سریع تر ساخته می شود و کارمندان جدید احساس راحتی بیشتری خواهند داشت.

حتی اگر کارمندی را برای یک کار خاص استخدام کرده اید، بازهم او باید جایگاه خودش را در جریان کل عملیات درک کند. پرسنل جدید را به اتاق ناهار و استراحت ببرید (اگر در شرکتتان چنین فضایی دارید) و برنامه ی زمانی استراحت و کار را به آن ها اطلاع دهید. اجرای این مرحله، مخصوص زمانی است که کارمندان جدید برای نخستین روز کاری شان آماده می شوند.

یک مربی انتخاب کنید

در یک کسب وکار بسیار کوچک، معمولاً خود مالک وظیفه ی آموزش کارمندان را به عهده می گیرد. ولی اگر کارمندان قدیمی تری هم دارید، به آن ها اجازه بدهید مربی کارمندان جدید باشند (البته اگر برای این کار از مهارت کافی برخوردارند). کارکنانی که مهارت های ارتباطی خوبی دارند، برای مربیگری شایستگی بیشتری دارند. به علاوه این کار به اعضای تیم فرصت می دهد تعاملات بیشتری با یکدیگر داشته باشند.

گاهی اوقات ارتباطات سالم و مؤثر در تیم های کوچک تر به یک چالش واقعی تبدیل می شوند. کارمندان به راحتی به دفتر کاری یکدیگر می روند و باهم گپ می زنند؛ ولی به اشتراک گذاری اطلاعات منظم، کار دشواری است.

از کارکنان جدید بخواهید اطلاعاتی را که نیاز دارند، راحت و واضح از سایر اعضای تیم بپرسند. در این صورت مهارت های ارتباطی اعضای جدید هم به نوعی تقویت می شود.

از یک سبک آموزشی مناسب استفاده کنید

یک طرح حساب شده برای برنامه ی آموزشی داشته باشید. کارمندان را تشویق کنید سؤالات خود را بپرسند. آن ها را خسته نکنید، ولی سطح انتظاراتتان را هم پایین نیاورید. مربی باید از کارمندان جدید بازخورد بگیرد تا سرعت و شیوه ی آموزشی را باز تنظیم کند.

بهتر است برای آموزش کارکنان، از کسی کمک بگیرید که اطلاعات عمومی خوبی در زمینه ی کسب وکار شما دارد و از تخصص های متنوعی برخوردار است. الی کاپلان از شرکت سرمایه گذاری لکسیون کپیتال، توصیه می کند کارکنان جدید را با وظایف مختلف آشنا کنید و تخصص آن ها را در مشاغل مختلف افزایش دهید؛ زیرا در این صورت فونداسیون قوی تری برای کسب وکارتان می سازید.

به جای اینکه از پرسنل جدید بخواهید فقط روال کارها را تماشا کنند، به هرکدام وظیفه ای بسپارید تا در حین اجرا آموزش ببینند. درست است که شما یا هر مربی باید مهارت لازم را به کارمندان آموزش دهید؛ ولی درعین حال بهتر است که دقیقاً بدانید هر یک از آن ها به چه کاری اشتیاق بیشتری نشان می دهد.

تعریف و تشویق کارمندان همیشه سودمند خواهد بود؛ حتی اگر استانداردهای مورد نظر شما را برآورده نکنند. برای بازخورد دادن به آن ها منتظر گزارش عملکرد سالانه نباشید. به علاوه، خودتان را برای پاسخگویی به هر پرسشی که از ذهن آنان می گذرد، آماده کنید.

نسل جوان امروزی رابطه ی بسیار خوبی با تکنولوژی دارد. شما می توانید از این فرصت استفاده کنید و ازخلاقیتو ایده های جدید آن ها برای کار با تکنولوژی های کسب وکارتان بهره مند شوید.

میزان پیشرفتتان را بسنجید

برای پیشرفت در دوره های آموزشی، هدف گذاری داشته باشید. بهتر است اوایل کار، هرروز یک جلسه ی بررسی کارایی برگزار کنید. بعد از مدتی و هنگامی که کارمندان کمی با روند وظایف آشنا شدند، این جلسات را هفتگی کنید.

اگر سؤالات غیر منتظره ای مطرح شد، راهی بیابید که کارمندان به موقع پاسخ ابهاماتشان را بیابند. برای آن ها یک رهبر تیم باشید نه فقط یک رئیس.

جلسات منظمی برای ارزیابی کارمندان برگزار کنید تا آن ها میزان پیشرفتشان را متوجه شوند. این جلسات می توانند کوتاه و مفید باشند (مثلاً ۱۵ دقیقه)؛ بنابراین زحمت زیادی برای شما نخواهند داشت.

اگر مشکلی در عملکرد یا نگرش پرسنل جدید وجود داشت، مستقیم و جدی با آن برخورد کنید. در یک کسب وکار کوچک، کارکنان ناکارآمد همه ی تیم را دلسرد می کنند، چراکه سایر اعضا مجبور هستند بار این کارکنان را هم به دوش بکشند.

رابین جارویس، مدیرعامل مؤسسه مشاوره ی رهبری R.L. Jarvis amp; Associates ،می گوید: <<اگر می خواهید کارمندان جدیدتان را حفظ کنید، باید کاری کنید که آن ها هم همان حسی را نسبت به شرکت داشته باشند که خودتان دارید.>> پس وقت و منابع کافی به آموزش آن ها اختصاص دهید و مطمئن باشید این سرمایه گذاری شما، به لطف افزایش بهره وری و خلاقیت تیم، بازپرداخت می شود.

به یاد داشته باشید همچنان که کسب وکارتان رشد می کند، کارمندان فعلی می توانند نقش مربیان آینده ی استخدام های بعدی تان را به عهده بگیرند.