آموزش مدیریت پروژه: مقایسه راهنمای PMBOK و PRINCE2

یکی از اولین پرسش هایی که در زمینه ی 1 مطرح می شود، این است که کدام یک از دوره هایی که گواهینامه های معتبر بین المللی ارائه می دهند، جامع تر و کاربردی تر از سایرین است. دراین بین، همیشه با نام های PRINCE2و PMBOKبرخورد می کنیم.

پیش از اینکه به تشریح تفاوت های این دو دوره بپردازیم، باید تأکید کنیم که هدف هر دو روش این است که شما را با دانش و مهارت لازم برای تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه آشنا کنند. بنابراین هیچ یک از آن ها بر دیگری ارجحیت ندارد و توصیه می شود دوره ای را انتخاب کنید که نیازهای حوزه ی کاری شما را بهتر برآورده می کند.

کلیات و اولویت ها

مهم ترین تفاوت PRINCE2وPMBOKاین است کهPRINCE2به شما یک متدولوژی ارائه می دهد، یعنی توضیح می دهد که چگونه پروژه را ادامه دهید و تکمیل کنید. شما بسته به نیازهای پروژه ای که در دست دارید، می توانید از الگوها و نمونه هایی کهPRINCE2 در اختیارتان می گذارد، برای رسیدن به اهدافتان استفاده کنید.

از طرف دیگر، راهنمای PMBOK یا گستره دانش مدیریت پروژه (با مدرک PMP)، چهارچوب مدیریت پروژه را به شما پیشنهاد می دهد و ابزارها و تکنیک های کاربردی هر وضعیت را در اختیارتان می گذارد و انتخاب بهترین گزینه را به شما واگذار می کند.

درحالی که PMBOKعمدتاً مدیر پروژه را مسئول کلیتموفقیتو شکست پروژه می داند،PRINCE2 نقش فروشندگان، تحلیلگران کسب وکار، همکاران و مشتریان و تیم های عرضه کننده را با جزئیات بیشتری پوشش می دهد.

PMBOKبه این سؤال پاسخ می دهد که <<چگونه باید کارها را انجام دهیم>>، درحالی کهPRINCE2 توضیح می دهد <<چه کارهایی را چه زمانی انجام دهیم>>.

PMBOKبا توضیح ساختار شکست کار (WBS) و توضیح شبکه های برداری و گره ای، تکنیک های مختلفی را بری برآورد زمان و هزینه ارائه می کند، درحالی که PRINCE2هیچ یک از این مباحث را شامل نمی شود و اصولاً اشاره ی مستقیمی به هزینه ها ندارد، بلکه مشکلات کلی پروژه را بررسی می کند.

در مبحث مدیریت ریسک، هر دو روش به شیوه ای تقریباً مشابه به شناسایی ریسک ها می پردازند، اما PMBOKابزارهای مختلفی را برای آنالیز کمی ریسک پیشنهاد می کند که در متدولوژیPRINCE2اشاره ای به آن ها نمی شود و اولویت موضوع را منابع موردنیاز برای مدیریت ریسک می داند.

ساختار راهنمای PMBOK

دستورالعمل های راهنمای PMBOKتحت ۴۷ فرآیند مختلف (که در پنج گروه فرآیندی طبقه بندی می شوند) تعریف می شوند. هر فرآیند، مجموعه ای از اقدامات مرتبط با تولید محصولات، خدمات یا نتایج از پیش تعیین شده است. طبق این ساختار هر فرآیند با دریافت ورودی موردنیاز و بهره گیری از ابزارها و تکنیک های خاص، ما را به خروجی های مورد انتظار می رساند.

راهنمای PMBOK در هر یک از حوزه های دانش پروژه (که در ادامه معرفی می شوند)، مجموعه ای کامل از مفاهیم، اصطلاحات و فعالیت هایی را تعریف می کند که شکل دهنده ی زمینه ی حرفه ای و تخصصی مدیریت پروژه هستند. به علاوه خلاصه ای از مهارت های بین فردی را که برای مدیر پروژه مفید واقع می شوند، شرح می دهد.

ساختار PRINCE2

PRINCE2از چهار عنصر یکپارچه تشکیل شده است: اصول، مضمون ها، فرآیندها و محیط پروژه. هفت اصلی که سازه های بنیادیPRINCE2 را شکل می دهند عبارت اند از توجیه کسب وکار، یادگیری از تجربیات، تعریف مسئولیت ها و وظایف، مدیریت مراحل، مدیریت استثنا، تمرکز بر محصولات و تطبیق با محیط پروژه.

مضمون ها نیز در هفت فرآیند بیان می کنند که چه کسی، چه مسئولیتی را در چه زمانی به عهده دارد. فرآیندهای PRINCE2 مشابه با فرآیندهای PMBOK، به فعالیت های مختلفی تقسیم می شوند.

سطح پذیرش

هر دو مدرک PRINCE2وPMP، در سطح جهانی معتبر و شناخته شده هستند. بااین حال در کشورهای انگلیس، استرالیا و اغلب کشورهای اروپایی، متدولوژی PRINCE2رایج تر و در کشورهای آمریکا، کانادا و خاورمیانه، دوره یPMP بیشتر موردپذیرش قرار می گیرد.

مهارت هایی که در هر دو دورهآموزشداده می شود، در همه ی صنایع قابل اعمال هستند. بنابراین فرقی نمی کند که شما در صنایع IT، ساخت وساز یا تولید محصول کار می کنید و پروژه ی کوچک یا بزرگی در دست دارید. الگوهای PRINCE2 و چهارچوب های PMBOKبرای همه ی صنایع و پروژه ها کاربردی است.

فرآیندهای اصلی

یکی از ویژگی های اصلی PRINCE2، رویکرد فرآیند محور آن است. به عبارتی PRINCE2 پروژه را به مراحل قابل مدیریت تقسیم می کند و بدین وسیله پیچیدگی پروژه را تا حد زیادی کاهش می دهد. پروژه هایی که به روش PRINCE2مدیریت می شوند، بیشتر روی خروجی متمرکزند. هشت فرآیند اصلی این روش عبارت اند از:

۱- آماده سازی(SU): فرآیندهای مقدماتی و پیش نیازهای ضروری پروژه

۲- آغاز پروژه(IP)

۳- رهبری پروژه(DP)

۴- برنامه ریزی(PL)

۵- کنترل هر مرحله(CS)

۶- مدیریت تحویل کالا(MP)

۷- مدیریت مرزهای مراحل پروژه(SB)

۸- خاتمه ی پروژه(CP)

اجزای اجرایی PRINCE2، که در همه ی فرآیندهای ذکرشده بکار می روند عبارت اند از:

• مدل تجاری
• مدیریت ریسک
• کیفیت در محیط پروژه
• کنترل ها
• طرح ها
• سازمان دهی
• مدیریت پیکربندی
• مدیریت و کنترل تغییرات

در مقایسه با این روند پیشرفت، استاندارد PMBOK، پس از توضیح چرخه ی حیات و تأثیرات سازمان و فازهای پروژه حوزه های دانش مدیریت پروژه را به ترتیب زیر بیان می کند و ورودی ها، ابزارها و تکنیک ها و خروجی هر فرآیند را با جزئیات و مهارت های موردنیاز، در اختیار مدیران قرار می دهد:

۱- مدیریت یکپارچگی: ایجاد یکپارچگی بین تمامی حوزه های پروژه

۲- مدیریت محدوده: چه کاری انجام شود و چه کارهایی انجام نشود

۳- مدیریت زمان: تکمیل پروژه در مدت زمان تعیین شده

۴- مدیریت هزینه: تکمیل پروژه در بودجه بندی تعیین شده

۵- مدیریت کیفیت: تشخیص و حفظ استانداردها

۶- مدیریت منابع انسانی: چگونگی تشکیل تیم و هدایت آن، تعیین نقش ها و مسئولیت ها

۷- مدیریت ارتباطات: ایجاد، جمع آوری، ذخیره و بازیابی اطلاعات پروژه

۸- مدیریت ریسک: تعیین، ارزیابی و کنترل عدم قطعیت های پروژه

۹- مدیریت تدارکات: آنالیز خرید و ارتباط با پیمانکاران خارج از سازمان

۱۰- مدیریت ذی نفعان: شناسایی ارتباط و مشارکت با ذینفعان پروژه

خلاصه ی ویژگی های دوره ی PRINCE2

• ارائه ی یک روش گام به گام راه اندازی و اجرای پروژه
• راهنمای فعالیت های پیش نیاز پروژه و فعالیت های الزامی پایان پروژه
• تأکید بر وجه تجاری و سودآوری پروژه
• مدیریت استثناپذیر (قابلیت اصلاح و تغییر الگوها)
• شرح مفصل مسئولیت های تیم پروژه
• توضیحات / قالب محصولات مدیریت پروژه
• ارائه ی بهترین روش های اجرای پروژه
• دانش سازمان دهی شده ی اصول، فرآیندها، تم ها و اداره ی روند کار
• دستورالعمل های مناسب
• تمرکز بر محصولات
• شرح تفصیلی توسعه ی طرح های پروژه
• جنبه های تخصصی پوشش داده نمی شود
• تکنیک های دقیقی برای برنامه ریزی و اجرای فعالیت های مدیریت پروژه ارائه نمی شود
• رهبری و مهارت های مدیریت کارکنان کدگذاری نمی شود
• در زمینه ی تطبیق بهترین شیوه های تمرینی، انعطاف پذیر نیست و غال با روش متداول را توضیح می دهد
• عدم تأکید بر مجموعه ی مهارت های موردنیاز برای هدایت و توسعه ی پروژه

خلاصه ی ویژگی های دوره ی PMBOK

• راهنمای کامل مدیریت پروژه
• لیست کردن کلیه ی ابزار و تکنیک هایی که در یک فرآیند خاص مورداستفاده قرار می گیرند
• دانش جنبه های خاص پروژه مانند مدیریت قرارداد، مدیریت کیفیت
• راهنمای رهبری، مهارت های انگیزشی و دیگر مهارت های بین فردی
• راهنمای تکنیک های گزارشگری مانند مدیریت ارزش کسب شده
• راهنمایی در مورد کد حرفه ای عملکرد مدیر پروژه
• عدم راهنمایی در خصوص مسئولیت های تیم مدیریت پروژه
• عدم بررسی و راهنمایی گام به گام اجرای پروژه
• خروجی های هر فرآیند را معرفی می کند، اما محتوای این خروجی ها را مشخص نمی کند
• فعالیت هایی را که پس از پایان پروژه به منظور اطمینان از مزایای محصول انجام می شوند، در برنمی گیرد
• عدم ارائه ی جزئیات کافی در مورد محتویات برنامه